Мирослава Пустовит

Нашу работу можно сравнить с работой врача

Современный мир постоянно меняется. Появляются новые вызовы и новые возможности. Растет конкуренция и требования к сервису и качеству услуг. Держать руку на пульсе сегодня означает оставаться на шаг впереди конкурентов. Это требует постоянного изучения ситуации на рынке и совершенствования процессов, которые еще вчера казались безупречными. "Достичь успеха - только половина дела, — считает специалист по бизнес-процессам Мирослава Пустовит, — История украинского бизнеса знает много примеров, когда лидеры рынка уходили в небытие. Мы не такие! 26 лет нашего успеха доказали не только нашу жизнеспособность, но и умение подниматься вверх даже тогда, когда обстоятельства, кажется, непреодолимой силы, тянут вниз. Мы научились побеждать и это стало стратегией нашей компании".

Когда родился ваш отдел и по чьей инициативе?

Отдел бизнес-процессов был основан в феврале 2012 года по решению собственника.

Первым сотрудником, а в дальнейшем руководителем отдела стала Татьяна Викторовна Белова. Я пришла сюда работать по ее приглашению. Сначала нас было двое, но уже в конце 2012 года количество специалистов отдела равнялось четырем.

Первым нашим проектом стало внедрение автоматизированного документооборота в компании и автоматического формирования задач для исполнителей процессов согласно утвержденным маршрутам. Тогда компания одной из первых в Харькове реализовала электронное согласование служебных поручений между подразделениями, что позволило наладить исполнительскую дисциплину и улучшить информирование всех участников процессов.

Следующим интересным проектом было участие специалистов нашего отдела в команде по запуску современного автоматизированного склада. Использование такого склада позволило значительно сократить время обработки заказов и своевременно обеспечивать наши аптеки необходимыми лекарствами. Он начал свою работу в 2014 году.

Какая главная миссия у подразделения?

Наша миссия - обеспечить устойчивое развитие компании. А для этого необходимо, чтобы все подразделения работали как единый механизм. Беспорядок и хаос недопустимы! Нашу миссию можно разложить на 3 компонента:

• интеграция ожиданий собственников компании в каждый бизнес-процесс;
• создание понятных для исполнителей бизнес-процессов;
• постоянное совершенствование и улучшение всех процессов, которые происходят в компании.

В команде отдела бизнес-процессов у каждого специалиста есть своя специализация. Мы с Татьяной Викторовной отвечаем за кадровую политику и автоматизацию процессов, связанных с персоналом. А наши коллеги Дмитрий Негода и Егор Андросов отвечают за процессы открытия новых аптек и усовершенствование программного обеспечения процессов реализации в аптеках.

Такие глобальные задачи требуют четкого алгоритма действий. Иначе с таким объемом четырем людям вряд ли удалось бы справиться.

Да, объем очень большой, но еще больше ответственность, ведь погрешности в нашей работе больно ударят по всем сотрудникам.

Работа отдела базируется на регулярных совещаниях с владельцем компании, где согласовываются приоритетные направления работы и происходит отчетность сотрудников отдела по выполнению порученных проектов.

В дальнейшем работа проводится в рабочих группах, в состав которых включены все исполнители определенных процессов и заинтересованные лица. В результате такого общения мы выявляем проблемы, которые приводят к негативным последствиям или убыткам компании. Далее мы должны разработать методы усовершенствования этих процессов, чтобы избавиться от существующих проблем, а также создать алгоритмы, схемы и описание процессов для их автоматизации. Впоследствии они становятся основой для формирования технического задания для программистов.

После того как выполнена автоматизация процессов, специалисты нашего подразделения проводят их тестирование и "шлифовку". Когда процесс признается совершенным, для его непосредственных исполнителей проводится презентация с последующим обучением и сопровождением в течение всего периода опытной эксплуатации автоматизированного процесса. Завершением этого этапа становится рабочая инструкция для каждого исполнителя, которая размещается в удобном для использования месте.

Изменились ли приоритеты в работе вашего отдела во время войны?

Направления и приоритеты остались почти без изменений. Усилился акцент на автоматизации процессов - был введен чат-бот, автоматизированы процессы работы с персоналом и открытия новых аптек и тому подобное.

А вот темп работы изменился. Военное положение требует более ответственного отношения к процессам и не позволяет расслабиться не только сотрудникам отдела, но и работникам других подразделений компании. Поэтому сегодня происходит значительное сокращение сроков внедрения процессов и их автоматизации, а также повышается интенсивность работы над изменениями в действующие процессы.

Команда осталась в Харькове или разъехалась? Как сейчас организован процесс работы?

Большинство сотрудников отдела вынуждено работать удаленно, но на качество работы это никоим образом не влияет. Мы активно общаемся и согласовываем свои действия с помощью современных инструментов коммуникаций.

Как складываются отношения с работниками подразделений, работу которых вы совершенствуете? Не воспринимают ли вас как своего рода ревизоров?

Нашу работу можно сравнить с работой врача, который иногда вынужден делать больно своему пациенту ради его выздоровления. Авицена в свое время сказал: "Нас трое: ты, я и болезнь. Если мы объединимся, то сможем победить болезнь".

Поэтому если "пациент" намерен выздороветь, то он понимает, что следующим шагом после боли станет облегчение и завтра будет значительно лучше. Он становится единомышленником и начинает активно сотрудничать.

Такой напряженный график работы и разнообразие направлений, среди которых нет второстепенных, грозят эмоциональным выгоранием. Как "реабилитируете" себя и коллег?

Профессия специалиста по бизнес-процессам (процессника) уже предполагает наличие способности одновременно решать самые разные задачи. Поэтому большинство из нас уже имеет иммунитет к эмоциональному выгоранию. А стресс снимаем юмором и добрым словом.

Какие ноу-хау в нашей компании считаете уместным и необходимым применить в ближайшее время?

Наладить эффективное и оптимальное использование ресурсов, которые уже есть в компании (программные, процессные и т.д.). Более подробно пока сказать не могу - это преждевременно. Но обещаю позже рассказать о реальных достижениях нашего отдела и полученных результатах.

Что считаете главным показателем успеха вашего отдела?

Когда процессы начинают работать без нашего вмешательства. Если исполнители не задают дополнительных вопросов и четко понимают, как, что и когда им делать, это значит, что процесс запущен. В компании как минимум на одну проблему стало меньше, значит, мы сделали еще один шаг к вершине.

Дата создания: 07.04.2023                Дата обновления: 19.04.2023